Hướng Dẫn Chi Tiết Quy Trình Đặt Phòng Khách Sạn Qua Điện Thoại

Trước khi thực hiện cuộc gọi đặt phòng, bước chuẩn bị đóng vai trò then chốt, quyết định sự thành công của giao dịch. Bạn cần xác định rõ ràng các thông tin như ngày nhận phòng, ngày trả phòng, số lượng khách, loại phòng mong muốn và ngân sách dự kiến. Việc chuẩn bị sẵn thông tin cá nhân và hiểu sơ bộ về chính sách của khách sạn sẽ giúp quy trình đặt phòng khách sạn qua điện thoại diễn ra nhanh chóng và chính xác.

Về cơ bản, quy trình đặt phòng khách sạn qua điện thoại bao gồm 5 bước tuần tự: Bắt đầu bằng việc gọi đến số hotline chính thức, sau đó cung cấp chi tiết yêu cầu về lưu trú, nhân viên sẽ kiểm tra tình trạng phòng và báo giá, hai bên thống nhất về phương thức thanh toán hoặc đặt cọc, và cuối cùng là bạn nhận được xác nhận đặt phòng qua email hoặc tin nhắn.

Mặc dù tiện lợi và mang tính cá nhân hóa cao, phương thức này cũng tiềm ẩn rủi ro nếu bạn không cẩn thận. Điều quan trọng nhất là yêu cầu xác nhận bằng văn bản (qua email hoặc tin nhắn) và luôn kiểm tra lại các chi tiết về giá (đã bao gồm thuế phí chưa), các dịch vụ đi kèm và chính sách hủy phòng trước khi đồng ý thanh toán hoặc cung cấp thông tin thẻ tín dụng.

Trong bối cảnh có quá nhiều lựa chọn đặt phòng trực tuyến, việc nắm rõ quy trình đặt phòng khách sạn qua điện thoại vẫn mang lại những lợi thế riêng, giúp bạn chủ động trao đổi các yêu cầu đặc biệt và có thể nhận được mức giá tốt hơn. Bài viết này sẽ phân tích chi tiết từng bước, cùng những lưu ý và kinh nghiệm thực tế để giúp bạn có một chuyến đi suôn sẻ.

1. Chuẩn bị trước khi gọi đặt phòng

Đây là bước nền tảng quyết định hiệu quả của quy trình đặt phòng khách sạn qua điện thoại. Việc chuẩn bị kỹ lưỡng giúp bạn tiết kiệm thời gian, tránh bị động khi trao đổi với lễ tân và đảm bảo bạn chọn được dịch vụ đúng nhu cầu. Dưới đây là 4 yếu tố bắt buộc phải chuẩn bị trước khi nhấc máy.

1.1. Xác định ngày nhận và trả phòng

Bạn cần chốt chính xác ngày check-in và check-out trước khi gọi điện. Đây là thông tin đầu tiên và quan trọng nhất mà nhân viên lễ tân yêu cầu để kiểm tra tình trạng phòng trống (availability) và áp dụng đúng biểu giá theo ngày.

Ngày lưu trú (date of stay) là yếu tố quyết định giá phòng. Thông thường, giá phòng cuối tuần (Thứ 6, Thứ 7) sẽ cao hơn đáng kể so với các ngày trong tuần (Chủ Nhật – Thứ 5). Nếu lịch trình của bạn linh hoạt, hãy thử hỏi nhân viên về các ngày có mức giá tốt hơn trong khoảng thời gian bạn dự định đi.

Việc nhầm lẫn ngày nhận/trả phòng, đặc biệt là khi đặt cận ngày, có thể dẫn đến tình trạng hết phòng hoặc bạn phải trả một mức giá cao hơn nhiều so với dự kiến. Hãy ghi rõ ngày dương lịch, và cẩn thận đối chiếu lại nếu chuyến đi của bạn rơi vào các dịp lễ Tết (thường tính theo ngày âm lịch).

1.2. Lựa chọn loại phòng và mức giá mong muốn

Hãy nghiên cứu trước các hạng phòng (Standard, Superior, Deluxe, Suite, Family…) và xác định ngân sách tối đa bạn sẵn sàng chi trả. Điều này giúp nhân viên tư vấn tập trung vào các lựa chọn phù hợp, tránh làm mất thời gian của cả hai bên.

Mỗi khách sạn có cách đặt tên và phân loại hạng phòng khác nhau. Bạn nên truy cập website chính thức của khách sạn để xem hình ảnh, diện tích (m2), loại giường (ví dụ: Twin – 2 giường đơn, Double – 1 giường đôi, King – 1 giường cỡ lớn) và hướng nhìn (view: city, sea, garden…).

Ví dụ, nếu bạn đi 2 người, phòng Standard hoặc Superior có thể phù hợp. Nhưng nếu đi gia đình 4 người (2 lớn, 2 nhỏ), bạn cần hỏi rõ về phòng Family, phòng thông nhau (Connecting Room) hoặc khả năng kê thêm giường phụ (extra bed) và chi phí phát sinh cho dịch vụ này.

1.3. Chuẩn bị thông tin cá nhân cần cung cấp (họ tên, số điện thoại, email, số người ở…)

Nhân viên sẽ cần thông tin chính xác của người đại diện đặt phòng (người đứng tên check-in), bao gồm họ tên đầy đủ (trên CMND/CCCD/Passport), số điện thoại di động để liên lạc, và địa chỉ email để gửi xác nhận.

Đây là thông tin bắt buộc để làm thủ tục giữ phòng và check-in sau này. Tên người đặt phải trùng khớp với giấy tờ tùy thân. Ngoài ra, hãy chuẩn bị sẵn thông tin về số lượng người lớn và trẻ em (kèm theo độ tuổi chính xác của trẻ) sẽ lưu trú.

Các khách sạn thường có chính sách phụ thu trẻ em rất rõ ràng dựa trên độ tuổi (ví dụ: miễn phí dưới 6 tuổi, 6-12 tuổi phụ thu ăn sáng, trên 12 tuổi tính như người lớn). Cung cấp sai thông tin này có thể dẫn đến các khoản phụ thu không mong muốn khi bạn đến nhận phòng.

1.4. Tìm hiểu chính sách của khách sạn (hủy phòng, đặt cọc, giờ nhận – trả phòng)

Bạn nên đọc lướt qua các chính sách chung trên website của khách sạn trước khi gọi. Các chính sách quan trọng nhất là: giờ check-in (thường là 14:00) và check-out (thường là 12:00), chính sách hủy (cancellation policy) và quy định về đặt cọc (deposit).

Việc nắm rõ các quy định này giúp bạn chủ động hơn trong quy trình đặt phòng khách sạn qua điện thoại. Bạn có thể hỏi nhân viên về khả năng nhận phòng sớm (early check-in) hoặc trả phòng trễ (late check-out) và mức phí liên quan (thường là 30-50% giá phòng).

Chính sách hủy đặc biệt quan trọng. Các booking không hoàn hủy (non-refundable) thường có giá rẻ hơn nhưng rủi ro cao nếu bạn thay đổi kế hoạch. Ngược lại, booking linh hoạt (flexible) cho phép hủy trước 24h, 48h hoặc 72h mà không mất phí. Hãy hỏi kỹ về điều này.

2. Quy trình đặt phòng khách sạn qua điện thoại

Sau khi đã hoàn tất bước chuẩn bị kỹ lưỡng các thông tin cần thiết, bạn có thể tiến hành quy trình đặt phòng khách sạn qua điện thoại. Quy trình này thường diễn ra rất nhanh, chỉ trong khoảng 5 đến 10 phút, và bao gồm 5 bước cơ bản. Việc tuân thủ đúng trình tự giúp nhân viên hỗ trợ bạn hiệu quả và chính xác nhất.

2.1. Bước 1: Gọi điện đến số hotline hoặc bộ phận lễ tân khách sạn

Bước đầu tiên là sử dụng số điện thoại chính thức (Hotline/số máy bàn) được công bố trên website, fanpage chính thức (có tick xanh) hoặc Google Maps của khách sạn để liên hệ.

Tuyệt đối tránh sử dụng các số điện thoại không rõ nguồn gốc hoặc từ các trang web môi giới nhỏ, không uy tín để phòng ngừa rủi ro lừa đảo hoặc đặt phòng qua trung gian không mong muốn. Khi gọi, bạn nên giới thiệu ngắn gọn tên mình và nêu rõ nhu cầu “Tôi muốn đặt phòng cho ngày…”.

Nếu khách sạn là một tổ hợp lớn, tổng đài tự động có thể yêu cầu bạn chọn máy lẻ. Hãy lắng nghe và chọn đúng bộ phận Đặt phòng (Reservations) hoặc Lễ tân (Front Office) để được hỗ trợ trực tiếp, thay vì bộ phận Nhà hàng hay Kinh doanh (Sales).

2.2. Bước 2: Cung cấp thông tin đặt phòng (ngày lưu trú, loại phòng, số người, yêu cầu đặc biệt)

Tại bước này, bạn trình bày rõ ràng các thông tin đã chuẩn bị ở phần 1. Hãy nói chậm, rõ ràng và tuần tự: ngày đến, ngày đi (hoặc tổng số đêm), số lượng phòng, loại phòng mong muốn, và tổng số người (bao nhiêu người lớn, bao nhiêu trẻ em và độ tuổi).

Đây cũng là lúc lý tưởng để cung cấp các yêu cầu đặc biệt (special requests) nếu có. Ví dụ: phòng ở tầng cao, phòng yên tĩnh, phòng không hút thuốc (non-smoking room), phòng có view đẹp, phòng gần thang máy (cho người lớn tuổi), hoặc trang trí trăng mật.

Cung cấp thông tin càng chi tiết, nhân viên càng dễ dàng kiểm tra và đưa ra các lựa chọn sát nhất với mong muốn của bạn. Đây cũng là ưu điểm lớn nhất của quy trình đặt phòng khách sạn qua điện thoại so với đặt online, vì bạn có thể trao đổi trực tiếp các nhu cầu rất cụ thể.

2.3. Bước 3: Nhân viên kiểm tra phòng trống và báo giá

Dựa trên thông tin bạn cung cấp, nhân viên sẽ kiểm tra tình trạng phòng (availability) trên hệ thống quản lý khách sạn (PMS) và báo giá chi tiết cho bạn. Quá trình này có thể mất 1-2 phút.

Nhân viên sẽ xác nhận xem loại phòng bạn yêu cầu còn trống trong giai đoạn đó hay không. Nếu hết, họ có trách nhiệm đề xuất các lựa chọn thay thế (ví dụ: nâng hạng phòng cao hơn với chi phí thêm, hoặc hạng phòng thấp hơn nếu bạn muốn).

Khi nhận báo giá, bạn cần hỏi rõ 2 điểm:

Giá này đã bao gồm thuế (VAT) và phí dịch vụ (service charge) hay chưa? (Thường được gọi là “giá ++”, tổng là 15% hoặc 13% tùy chính sách thuế). Hãy luôn yêu cầu “giá net” (giá cuối cùng).
Giá đã bao gồm ăn sáng (breakfast included) hay chưa?

Theo bà Nguyễn Thị Lan Anh, một chuyên gia quản trị khách sạn với 15 năm kinh nghiệm: “Khi báo giá qua điện thoại, nhân viên đặt phòng chuyên nghiệp luôn phải xác nhận ‘giá net’ (giá cuối cùng) và các dịch vụ đi kèm. Khách hàng nên chủ động hỏi ‘Tổng chi phí tôi phải thanh toán là bao nhiêu?’ để tránh mọi hiểu lầm về phụ thu.”

2.4. Bước 4: Thống nhất phương thức thanh toán, chính sách giữ phòng hoặc đặt cọc

Sau khi bạn đồng ý với mức giá và các dịch vụ đi kèm, hai bên sẽ thống nhất về việc thanh toán để đảm bảo đặt phòng được xác nhận (confirmed booking), thay vì chỉ là “giữ phòng” (tentative).

Hầu hết các khách sạn sẽ yêu cầu đặt cọc (deposit) một phần (ví dụ: 50% hoặc 100% đêm đầu tiên) hoặc toàn bộ (100% tổng tiền phòng), đặc biệt là vào mùa cao điểm, cuối tuần hoặc khi đặt các gói không hoàn hủy.

Bạn cần hỏi rõ về các phương thức thanh toán:

Chuyển khoản ngân hàng: Yêu cầu cung cấp số tài khoản (phải là số tài khoản của công ty/hộ kinh doanh, không phải tài khoản cá nhân).
Thẻ tín dụng: Yêu cầu gửi một đường dẫn thanh toán (payment link) an toàn qua email hoặc tin nhắn.
Giữ phòng bằng thông tin thẻ: Một số khách sạn cho phép “đảm bảo” booking bằng thông tin thẻ tín dụng (Credit Card Guarantee) và sẽ chỉ trừ tiền nếu bạn không đến (no-show).

Tuyệt đối không đọc thông tin thẻ tín dụng (số thẻ, ngày hết hạn, mã CVV) trực tiếp qua điện thoại trừ khi bạn ở các khách sạn 5 sao quốc tế có quy trình bảo mật PCI DSS. Yêu cầu một payment link qua email là giải pháp an toàn nhất.

2.5. Bước 5: Nhận thông tin xác nhận đặt phòng (qua tin nhắn, email hoặc ghi chú miệng)

Bước cuối cùng và quan trọng nhất trong quy trình đặt phòng khách sạn qua điện thoại là nhận được xác nhận chính thức từ khách sạn. Xác nhận miệng qua điện thoại là không đủ cơ sở pháp lý và rất rủi ro.

Bạn phải yêu cầu nhân viên gửi ngay lập tức một email xác nhận (booking confirmation) hoặc ít nhất là một tin nhắn (SMS, Zalo, Whatsapp) có đầy đủ thông tin chi tiết về đặt phòng.

Email xác nhận (hoặc tin nhắn) này phải bao gồm tối thiểu các thông tin:

Tên khách sạn và thông tin liên hệ.
Mã đặt phòng (Confirmation Code / Booking ID).
Tên khách (người đứng tên check-in).
Ngày nhận phòng (Check-in) và ngày trả phòng (Check-out).
Chi tiết phòng: Loại phòng, số lượng phòng, số lượng khách.
Chi tiết giá: Tổng chi phí, số tiền đã cọc, số tiền còn lại thanh toán tại khách sạn.
Các chính sách đi kèm (đặc biệt là chính sách hủy phòng).

3. Lưu ý khi đặt phòng qua điện thoại

Quy trình đặt phòng khách sạn qua điện thoại mang lại sự tương tác cá nhân hóa, nhưng cũng đòi hỏi sự cẩn trọng từ phía khách hàng. Để tránh các rủi ro như sai thông tin, nhầm giá hoặc các tranh chấp không đáng có khi nhận phòng, bạn cần ghi nhớ 4 lưu ý cốt lõi sau đây.

3.1. Kiểm tra kỹ thông tin phòng, giá và chính sách trước khi xác nhận

Tuyệt đối không vội vàng đồng ý hoặc chuyển khoản ngay khi nghe báo giá. Bạn cần thời gian để “tiêu hóa” thông tin và xác nhận lại tất cả các chi tiết nhân viên vừa cung cấp đã khớp với yêu cầu của mình hay chưa.

Hãy lịch sự yêu cầu nhân viên nhắc lại một lần nữa về: loại phòng, loại giường, tổng số tiền (đã bao gồm thuế phí chưa?), các bữa ăn đi kèm, và đặc biệt là chính sách hủy.

Nhiều trường hợp khách hàng chỉ nghe giá phòng (room rate) và nhầm tưởng đó là giá cuối cùng, nhưng khi thanh toán lại phát sinh thêm 15% (VAT + phí dịch vụ). Sự chênh lệch này có thể là một khoản tiền lớn nếu bạn ở nhiều đêm hoặc đặt nhiều phòng. Quy trình đặt phòng khách sạn qua điện thoại đòi hỏi sự rõ ràng tuyệt đối.

Anh Hoàng Minh (Hà Nội) chia sẻ kinh nghiệm: “Tôi từng đặt phòng vội qua điện thoại và chỉ nghe tổng tiền. Khi đến nơi mới biết giá đó chưa gồm ăn sáng cho cả gia đình. Từ đó, tôi luôn yêu cầu họ gửi email liệt kê mọi thứ. Cẩn thận không bao giờ thừa, nhất là khi đi du lịch.”

3.2. Yêu cầu xác nhận bằng văn bản (email hoặc tin nhắn)

Đây là lưu ý quan trọng nhất, mang tính bắt buộc: Luôn yêu cầu một xác nhận bằng văn bản. Lời nói qua điện thoại (“gió bay”) có thể bị quên, hiểu nhầm, hoặc thậm chí là khi đổi ca lễ tân, nhân viên mới không nắm được thông tin.

Văn bản (email, tin nhắn) là bằng chứng pháp lý duy nhất bảo vệ quyền lợi của bạn nếu có tranh chấp xảy ra. Email xác nhận từ địa chỉ email chính thức của khách sạn (ví dụ: reservation@hotelname.com) là đáng tin cậy nhất.

Nếu nhân viên hứa sẽ gửi email nhưng bạn chờ quá 30 phút vẫn chưa nhận được, hãy chủ động gọi lại. Đừng bao giờ thực hiện chuyển khoản đặt cọc trước khi nhận được văn bản tóm tắt các điều khoản đã thống nhất qua quy trình đặt phòng khách sạn qua điện thoại.

3.3. Lưu lại mã đặt phòng và thông tin liên hệ lễ tân

Sau khi nhận được email hoặc tin nhắn xác nhận, bạn phải lưu lại mã đặt phòng (confirmation code) và số điện thoại của bộ phận lễ tân (thường là số máy lẻ hoặc số máy bàn, khác với số hotline kinh doanh).

Mã đặt phòng là chuỗi ký tự hoặc số duy nhất định danh cho booking của bạn trên hệ thống của khách sạn. Khi đến check-in hoặc khi cần gọi điện thay đổi thông tin, bạn chỉ cần cung cấp mã này thay vì phải trình bày lại toàn bộ chi tiết.

Việc lưu lại số điện thoại lễ tân (Front Desk) rất hữu ích. Nếu bạn gặp sự cố trên đường đi (ví dụ: dự kiến đến nhận phòng muộn sau 18:00), bạn có thể gọi trực tiếp cho lễ tân để thông báo và đảm bảo phòng vẫn được giữ.

3.4. Gọi xác nhận lại trước khi đến nhận phòng

Một bước cẩn thận không bao giờ thừa là thực hiện cuộc gọi xác nhận lại (re-confirm) với khách sạn trước ngày khởi hành khoảng 1 đến 2 ngày.

Đôi khi, do lỗi hệ thống, sai sót của nhân viên hoặc trong mùa cao điểm, booking của bạn có thể bị “lạc”. Một cuộc gọi nhanh (chỉ mất 1 phút) để đọc mã đặt phòng và nhờ họ kiểm tra lại sẽ giúp bạn hoàn toàn yên tâm.

Điều này đặc biệt quan trọng nếu bạn đặt phòng từ rất sớm (vài tháng trước) hoặc đặt cho các dịp lễ Tết, khi tình trạng quá tải (overbooking) có thể xảy ra. Quy trình đặt phòng khách sạn qua điện thoại chỉ thực sự hoàn tất khi bạn đã check-in thành công tại khách sạn.

4. Kinh nghiệm giúp đặt phòng qua điện thoại hiệu quả

Nắm rõ quy trình đặt phòng khách sạn qua điện thoại là điều kiện cần, nhưng để tối ưu chi phí và trải nghiệm dịch vụ, bạn cần một vài “mẹo” nhỏ. Các kinh nghiệm dưới đây được đúc kết từ những người thường xuyên du lịch, giúp bạn trao đổi hiệu quả hơn với nhân viên khách sạn.

4.1. Gọi vào khung giờ lễ tân ít bận (buổi sáng hoặc đầu giờ chiều)

Bạn nên chọn thời điểm gọi là giờ hành chính (ví dụ: 9:00 – 11:00 sáng hoặc 14:30 – 16:30 chiều). Tuyệt đối tránh gọi vào các giờ cao điểm check-out (11:30 – 12:30) hoặc cao điểm check-in (13:30 – 14:30).

Khi lễ tân đang bận rộn với hàng dài khách tại quầy, họ có thể không đủ thời gian để tư vấn kỹ lưỡng hoặc kiểm tra các ưu đãi đặc biệt cho bạn. Cuộc gọi của bạn có thể bị vội vàng, thúc giục hoặc bị chuyển sang chế độ chờ (on-hold) rất lâu.

Ngược lại, gọi vào lúc vắng khách, nhân viên sẽ có nhiều thời gian hơn để lắng nghe yêu cầu, giải thích các chính sách, và có thể linh hoạt hơn trong việc sắp xếp phòng ốc (ví dụ: chọn phòng view đẹp) cho bạn.

4.2. Hỏi về ưu đãi hoặc khuyến mãi trực tiếp khi đặt qua điện thoại

Đừng ngần ngại chủ động hỏi về các chương trình khuyến mãi (promotions) mà khách sạn đang áp dụng, đặc biệt là các ưu đãi dành riêng cho khách đặt trực tiếp (direct booking).

Các khách sạn thường phải trả hoa hồng rất cao (từ 15% đến 30%) cho các trang OTA (Online Travel Agents) như Agoda, Booking.com. Do đó, họ luôn khuyến khích khách đặt trực tiếp bằng cách tung ra các gói ưu đãi riêng mà không công bố rộng rãi.

Bạn có thể hỏi: “Bên mình có chương trình khuyến mãi nào nếu tôi đặt trực tiếp qua điện thoại không?” hoặc “Giá này đã là giá tốt nhất chưa?”. Đôi khi, bạn có thể nhận được ưu đãi như giảm giá 10% trên giá web, miễn phí đưa đón sân bay, hoặc voucher spa/ẩm thực.

Một báo cáo của Skift, tạp chí uy tín hàng đầu về du lịch, chỉ ra rằng: “Hơn 60% khách sạn thừa nhận họ có ‘một mức giá ẩn’ (hidden rate) hoặc các đặc quyền (perks) dành riêng cho khách hàng gọi điện trực tiếp, như một vũ khí cạnh tranh với các kênh OTA.”

4.3. So sánh giá và dịch vụ giữa các khách sạn cùng khu vực

Trước khi quyết định chốt quy trình đặt phòng khách sạn qua điện thoại với một nơi, bạn nên tham khảo giá của ít nhất 2-3 khách sạn tương đương (cùng hạng sao, cùng khu vực, cùng phân khúc) để có cái nhìn tổng quan về mặt bằng chung.

Đừng chỉ tập trung vào giá. Một khách sạn có giá cao hơn 100.000 VNĐ nhưng bao gồm ăn sáng buffet thịnh soạn và xe đưa đón sân bay miễn phí có thể lại là lựa chọn kinh tế hơn một khách sạn giá rẻ nhưng không bao gồm bất cứ dịch vụ gì.

Sự so sánh này giúp bạn tự tin hơn khi trao đổi. Bạn có thể “thương lượng” (negotiate) một cách khéo léo, ví dụ: “Tôi thấy khách sạn A bên cạnh có giá tương tự nhưng bao gồm đưa đón, bên mình có thể hỗ trợ dịch vụ đó cho đoàn của tôi không?”

4.4. Giữ thái độ lịch sự, trao đổi rõ ràng để được hỗ trợ tốt hơn

Thái độ của bạn khi giao tiếp có ảnh hưởng rất lớn đến chất lượng dịch vụ bạn nhận được. Hãy giữ thái độ lịch sự, thân thiện và trình bày các yêu cầu một cách rõ ràng, rành mạch, từ tốn.

Nhân viên lễ tân hay đặt phòng cũng là con người, và họ là người trực tiếp sắp xếp phòng cho bạn. Một thái độ dễ mến, lịch sự có thể giúp bạn được ưu tiên nâng hạng phòng miễn phí (free upgrade) nếu khách sạn còn phòng trống vào ngày bạn đến.

Tránh nói quá nhanh, nói ngọng, nói trống không hoặc trình bày lan man, thay đổi yêu cầu liên tục. Sự rõ ràng, chuyên nghiệp giúp nhân viên nắm bắt đúng thông tin, giảm thiểu sai sót. Hãy nhớ rằng, mục tiêu của quy trình đặt phòng khách sạn qua điện thoại là một giao dịch “thuận mua vừa bán” trong không khí vui vẻ.

Chị Lan Chi (TP. HCM), một travel blogger, chia sẻ: “Mình luôn nói chuyện rất từ tốn và ‘cảm ơn’, ‘phiền bạn’ khi trao đổi. Kết quả là mình thường xuyên được xếp vào các phòng có view đẹp nhất tầng, dù mình chỉ đặt hạng phòng tiêu chuẩn. Thái độ thực sự quan trọng trong ngành dịch vụ.”

5. Giới thiệu về thương hiệu Inn Care

Trong ngành khách sạn, việc vận hành trơn tru và mang lại trải nghiệm xuất sắc cho khách hàng – ngay từ quy trình đặt phòng khách sạn qua điện thoại – bắt đầu từ một nền tảng cơ sở vật chất và thiết kế được tính toán kỹ lưỡng. Một khách sạn được thiết kế và thi công tối ưu sẽ giúp quy trình vận hành (bao gồm cả việc đặt phòng) trở nên hiệu quả hơn, tối đa hóa lợi nhuận.

Inn Care là đơn vị chuyên nghiệp với 6 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực thiết kế và thi công khách sạn 3 sao, 4 sao và đặc biệt là dòng boutique, đã hoàn thiện hơn 200 dự án thành công trên toàn quốc. Chúng tôi hiểu rằng thành công của một khách sạn không chỉ nằm ở vẻ đẹp, mà còn ở khả năng tạo ra lợi nhuận bền vững cho chủ đầu tư.

Điểm mạnh cốt lõi của Inn Care là sự kết hợp giữa ba yếu tố: thiết kế hướng đến lợi nhuận (phân tích cấu trúc doanh thu để tối ưu không gian), thiết kế mang đậm bản sắc địa phương (tạo câu chuyện độc đáo) và chất lượng thi công vượt trội (am hiểu vật liệu, sản xuất nội thất đồng bộ chính xác bằng dây chuyền CNC hiện đại).

Chúng tôi kiến tạo nên những “cỗ máy kinh doanh” hiệu quả, giúp các chủ đầu tư vận hành trơn tru và đạt tỷ lệ lấp đầy cao. Như chia sẻ từ anh Trần Văn Minh (Chủ đầu tư La’Mer Boutique, Phú Quốc): “Inn Care không chỉ đưa cho tôi một bản vẽ đẹp. Họ đã cùng tôi phân tích thị trường… Nhờ đó, khách sạn của tôi luôn có tỷ lệ lấp đầy trên 85% vì du khách đến đây không chỉ để ở, mà để trải nghiệm văn hóa.”

6. FAQs – Câu hỏi thường gặp

6.1. Đặt phòng qua điện thoại có rẻ hơn đặt qua các app (OTA) không?

Không phải lúc nào cũng rẻ hơn, nhưng thường có nhiều ưu đãi ẩn hoặc dịch vụ đi kèm giá trị hơn. Các OTA có thể có giá tốt vào giờ chót (last-minute), nhưng đặt trực tiếp qua điện thoại giúp bạn có cơ hội nhận các dịch vụ cộng thêm (như ăn sáng, đưa đón, nâng hạng phòng) mà các app không có.

6.2. Tôi có cần cung cấp thông tin thẻ tín dụng khi đặt phòng qua điện thoại không?

Hầu hết các khách sạn sẽ yêu cầu thông tin thẻ tín dụng để “đảm bảo” (guarantee) cho đặt phòng của bạn, đặc biệt là các khách sạn 4-5 sao. Tuy nhiên, để an toàn, bạn nên yêu cầu khách sạn gửi một liên kết thanh toán (payment link) an toàn qua email thay vì đọc số thẻ qua điện thoại.

6.3. Làm thế nào nếu tôi muốn thay đổi hoặc hủy đặt phòng đã đặt qua điện thoại?

Bạn cần gọi lại đúng số điện thoại bạn đã dùng để đặt, cung cấp mã đặt phòng và nêu rõ yêu cầu thay đổi (ngày đi, số lượng người…). Hãy kiểm tra kỹ chính sách hủy (thời hạn được phép hủy, chi phí hủy) đã được nêu trong email xác nhận trước khi gọi.

6.4. Yêu cầu đặc biệt (phòng tầng cao, view đẹp) có bị tính thêm phí không?

Thường là không tính phí. Các yêu cầu đặc biệt này được ghi nhận dưới dạng “on request” (tùy thuộc vào tình trạng) và khách sạn sẽ cố gắng đáp ứng tùy thuộc vào tình trạng phòng trống của họ tại thời điểm bạn check-in. Thái độ lịch sự khi gọi điện có thể giúp tăng cơ hội được đáp ứng.

6.5. Nếu tôi không nhận được email xác nhận thì đặt phòng có hợp lệ không?

Không hợp lệ và rất rủi ro. Nếu không có email hoặc tin nhắn xác nhận kèm theo mã đặt phòng, bạn không có bằng chứng nào cho thấy khách sạn đã giữ phòng cho bạn. Hãy gọi lại ngay lập tức và yêu cầu họ gửi xác nhận trước khi bạn thực hiện bất kỳ khoản thanh toán nào.

6.6. Tôi có thể đặt phòng cho người khác qua điện thoại được không?

Hoàn toàn có thể. Bạn chỉ cần cung cấp chính xác họ tên (trên giấy tờ tùy thân) của người sẽ nhận phòng (khách lưu trú). Bạn, với tư cách người đặt, sẽ chịu trách nhiệm về việc thanh toán hoặc đặt cọc theo yêu cầu và chính sách của khách sạn.

6.7. Tôi nên làm gì nếu đến nhận phòng muộn sau 18:00?

Bạn bắt buộc phải gọi điện thông báo cho bộ phận lễ tân khách sạn. Hầu hết các khách sạn có chính sách tự động hủy phòng của khách không đến (no-show) sau 18:00 (hoặc 21:00 tùy nơi) nếu không được thông báo trước, ngay cả khi bạn đã đặt cọc.

6.8. “Giá net” và “giá ++” khi báo giá qua điện thoại khác nhau thế nào?

Giá “net” là giá cuối cùng bạn phải trả (đã bao gồm 100% thuế phí). Giá “++” (cộng cộng) là giá cơ bản chưa bao gồm 10% VAT và 5% phí dịch vụ (hoặc 8% VAT tùy thời điểm). Luôn yêu cầu nhân viên báo “giá net” hoặc “tổng tiền thanh toán”.

6.9. Tại sao khách sạn cần biết tuổi của trẻ em đi cùng?

Vì chính sách phụ thu dựa trên độ tuổi. Hầu hết khách sạn miễn phí cho trẻ dưới 6 tuổi (ngủ chung giường bố mẹ), phụ thu (ví dụ: chỉ ăn sáng) cho trẻ 6-12 tuổi, và tính như người lớn cho trẻ trên 12 tuổi (có thể phải kê giường phụ). Cung cấp đúng tuổi để tránh phụ thu bất ngờ.

6.10. Đặt phòng qua điện thoại có an toàn không?

An toàn nếu bạn thực hiện đúng quy trình: Gọi đúng số hotline chính thức của khách sạn (lấy từ website uy tín) và yêu cầu xác nhận bằng văn bản (email, tin nhắn) trước khi chuyển khoản hoặc cung cấp thông tin thanh toán.