Giấy phép kinh doanh khách sạn: Hồ sơ, quy trình xin phép đúng pháp lý

Giấy phép kinh doanh khách sạn là văn bản pháp lý bắt buộc, ghi nhận quyền hoạt động lưu trú và chứng minh cơ sở đáp ứng đủ các điều kiện về an ninh, an toàn. Để sở hữu giấy phép này, chủ đầu tư cần hoàn thiện hồ sơ đăng ký doanh nghiệp và xin các giấy phép con liên quan đến phòng cháy chữa cháy (PCCC) và an ninh trật tự (ANTT). Việc chuẩn bị đầy đủ ngay từ đầu giúp doanh nghiệp tránh rủi ro pháp lý về sau.

Bạn cần chuẩn bị bộ hồ sơ gồm giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp, điều lệ công ty, danh sách thành viên và các bản sao giấy tờ chứng thực cá nhân. Đây là bước đầu tiên để hợp pháp hóa tư cách pháp nhân của khách sạn trước khi đi vào vận hành. Song song đó, chủ kinh doanh phải thực hiện các thủ tục xin giấy chứng nhận đủ điều kiện về PCCC và ANTT tại cơ quan công an có thẩm quyền.

Quy trình xin giấy phép kinh doanh khách sạn được thực hiện tuần tự từ việc nộp hồ sơ tại Sở Kế hoạch và Đầu tư, nhận giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh đến việc xin các giấy phép con. Quá trình này đòi hỏi sự am hiểu về luật du lịch và các nghị định liên quan để đảm bảo tiến độ khai trương đúng dự kiến. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết từng hạng mục để bạn thực hiện chính xác nhất.

1. Điều kiện cấp giấy phép kinh doanh khách sạn

Bạn cần đáp ứng đủ các điều kiện về đăng ký kinh doanh, an ninh trật tự, phòng cháy chữa cháy và cơ sở vật chất theo quy định của Luật Du lịch. Việc tuân thủ nghiêm ngặt các điều kiện này là nền tảng để khách sạn hoạt động hợp pháp và ổn định lâu dài.

Để được cấp giấy phép kinh doanh khách sạn, bạn cần đảm bảo các yếu tố sau:

• Điều kiện về đăng ký kinh doanh: Trước hết, cơ sở lưu trú phải có Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp có đăng ký ngành nghề kinh doanh lưu trú. Đây là điều kiện tiên quyết xác định tư cách pháp nhân của cơ sở, phân biệt với hoạt động cho thuê nhà trọ thông thường. Doanh nghiệp cần mã ngành cấp 4 là 5510 (Dịch vụ lưu trú ngắn ngày).
• Điều kiện về phòng cháy chữa cháy (PCCC): Tiếp theo, khách sạn phải đảm bảo các điều kiện về an toàn phòng cháy và chữa cháy (PCCC). Cơ sở vật chất phải được thiết kế và trang bị hệ thống PCCC đúng tiêu chuẩn, đã được cơ quan công an nghiệm thu và cấp văn bản chấp thuận. Đây là điều kiện "sống còn" vì nếu không có biên bản nghiệm thu PCCC, bạn sẽ không thể xin được giấy ANTT và vận hành hợp pháp.
• Điều kiện về an ninh, trật tự (ANTT): Bên cạnh đó, điều kiện về an ninh, trật tự (ANTT) là bắt buộc trong hồ sơ xin giấy phép kinh doanh khách sạn. Chủ cơ sở phải có lý lịch rõ ràng, không thuộc trường hợp bị cấm kinh doanh. Cơ sở phải cam kết thực hiện các quy định về khai báo lưu trú và đảm bảo an toàn cho khách du lịch trong suốt quá trình hoạt động, tránh các tệ nạn xã hội xâm nhập.
• Điều kiện về cơ sở vật chất kỹ thuật: Cuối cùng, điều kiện về cơ sở vật chất kỹ thuật và dịch vụ là yếu tố then chốt để duy trì giấy phép kinh doanh khách sạn. Khách sạn phải đáp ứng các yêu cầu tối thiểu về buồng phòng, sảnh đón tiếp, trang thiết bị tiện nghi theo tiêu chuẩn xếp hạng sao mà chủ đầu tư hướng tới. Cơ sở hạ tầng xuống cấp hoặc không đạt chuẩn có thể dẫn đến việc bị thu hồi giấy phép hoặc hạ hạng sao.

Theo các chuyên gia pháp lý: "Việc đáp ứng đủ điều kiện ngay từ khâu thiết kế xây dựng giúp chủ đầu tư tiết kiệm đến 30% thời gian hoàn thiện thủ tục giấy phép kinh doanh khách sạn sau này, tránh tình trạng xây xong phải đập đi sửa lại vì không đạt chuẩn PCCC."

2. Hồ sơ xin giấy phép kinh doanh khách sạn chi tiết

Hồ sơ xin cấp phép bao gồm hồ sơ thành lập doanh nghiệp, hồ sơ xin giấy chứng nhận PCCC và hồ sơ xin giấy chứng nhận đủ điều kiện về ANTT. Mỗi loại hồ sơ đều đòi hỏi tính chính xác tuyệt đối về thông tin và số lượng văn bản để tránh việc phải sửa đổi, bổ sung nhiều lần, gây chậm trễ tiến độ khai trương.

2.1. Hồ sơ đăng ký thành lập doanh nghiệp

Bạn cần chuẩn bị Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp, Điều lệ công ty, Danh sách thành viên/cổ đông và Bản sao công chứng CMND/CCCD/Hộ chiếu. Đây là bộ hồ sơ nền tảng để Sở Kế hoạch và Đầu tư cấp Mã số doanh nghiệp, khởi đầu cho việc xin giấy phép kinh doanh khách sạn.

Trong bộ hồ sơ này, Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp phải ghi rõ ngành nghề kinh doanh là "Dịch vụ lưu trú ngắn ngày" hoặc "Khách sạn". Mã ngành kinh tế Việt Nam cho hoạt động này thường là 5510. Việc ghi chính xác ngành nghề là cơ sở để các cơ quan chức năng hậu kiểm và cấp các giấy phép con sau này.

Điều lệ công ty cần quy định rõ vốn điều lệ, quyền hạn và nghĩa vụ của các thành viên góp vốn. Bản điều lệ này phải có đầy đủ chữ ký của các thành viên hoặc người đại diện theo pháp luật. Đây là văn bản pháp lý nội bộ quan trọng nhất, không chỉ phục vụ việc đăng ký kinh doanh mà còn giải quyết các tranh chấp nội bộ nếu có.

Danh sách thành viên (đối với công ty TNHH 2 thành viên trở lên) hoặc danh sách cổ đông (đối với công ty cổ phần) phải kê khai chi tiết tỷ lệ góp vốn. Kèm theo đó là bản sao y công chứng không quá 6 tháng các giấy tờ tùy thân hợp pháp của tất cả thành viên góp vốn và người đại diện pháp luật.

2.2. Hồ sơ xin giấy phép phòng cháy chữa cháy (PCCC)

Hồ sơ PCCC bao gồm đơn đề nghị cấp giấy chứng nhận, bản sao giấy phép kinh doanh, bản thuyết minh hệ thống PCCC và biên bản kiểm tra nghiệm thu. Đây là thủ tục phức tạp nhất trong quá trình xin giấy phép kinh doanh khách sạn, đòi hỏi sự tham gia của đơn vị thi công chuyên nghiệp.

Đơn đề nghị cấp Giấy xác nhận đủ điều kiện về PCCC phải theo mẫu quy định của Bộ Công an. Trong đó, chủ cơ sở cam kết về việc duy trì các điều kiện an toàn trong suốt quá trình hoạt động. Một sai sót nhỏ trong đơn từ cũng có thể khiến hồ sơ giấy phép kinh doanh khách sạn ở khâu này bị trả lại.

Bản thuyết minh thiết kế hệ thống PCCC và văn bản thẩm duyệt thiết kế là bắt buộc. Bạn cần cung cấp bản vẽ hoàn công hệ thống PCCC đã được thẩm duyệt để chứng minh sự đồng bộ giữa thiết kế và thực tế thi công. Bất kỳ sự thay đổi nào so với thiết kế gốc đều phải được giải trình hoặc thẩm duyệt bổ sung.

Các phương án chữa cháy của cơ sở cũng phải được xây dựng chi tiết, bao gồm sơ đồ thoát hiểm, quy trình xử lý sự cố và danh sách lực lượng PCCC tại chỗ đã được huấn luyện nghiệp vụ. Đây là tài liệu chứng minh năng lực ứng phó thực tế của khách sạn khi có sự cố, là điều kiện để cấp giấy phép kinh doanh khách sạn.

2.3. Hồ sơ xin giấy chứng nhận an ninh trật tự (ANTT)

Hồ sơ ANTT gồm văn bản đề nghị cấp giấy, bản sao giấy phép kinh doanh, bản sao giấy nghiệm thu PCCC và lý lịch tư pháp của người đứng đầu. Giấy phép này xác nhận cơ sở đủ điều kiện để quản lý khách lưu trú an toàn, là mảnh ghép cuối cùng của bộ giấy phép kinh doanh khách sạn.

Văn bản đề nghị cấp Giấy chứng nhận đủ điều kiện về an ninh, trật tự phải gửi đến cơ quan Công an quản lý hành chính về trật tự xã hội. Kèm theo đó là bản sao hợp lệ của Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp đã hoàn tất ở bước 1.

Đặc biệt, Bản khai lý lịch của người chịu trách nhiệm về an ninh, trật tự (thường là người đại diện pháp luật) phải có xác nhận của chính quyền địa phương. Người này không được thuộc các trường hợp bị cấm kinh doanh ngành nghề có điều kiện. Lý lịch tư pháp phiếu số 2 thường được yêu cầu để chứng minh sự trong sạch về án tích.

Việc xin giấy phép kinh doanh khách sạn ở bước này bắt buộc bạn phải xuất trình được biên bản nghiệm thu về PCCC. Điều này thể hiện tính móc xích chặt chẽ: phải an toàn về cháy nổ mới được xét duyệt về an ninh trật tự. Thiếu PCCC, hồ sơ ANTT sẽ bị từ chối ngay lập tức.

3. Quy trình xin giấy phép kinh doanh khách sạn

Quy trình cấp phép được thực hiện qua 3 bước chính: đăng ký doanh nghiệp tại Sở KH&ĐT, xin giấy phép con tại cơ quan Công an và thông báo hoạt động kinh doanh. Việc tuân thủ đúng trình tự này giúp doanh nghiệp vận hành hợp pháp, tránh bị xử phạt hành chính và đảm bảo giấy phép kinh doanh khách sạn có hiệu lực đầy đủ.

3.1. Bước 1: Đăng ký thành lập doanh nghiệp

Bước đầu tiên là nộp hồ sơ tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh/thành phố nơi đặt trụ sở chính. Sau 3-5 ngày làm việc hợp lệ, bạn sẽ nhận được Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, văn bản đầu tiên của bộ giấy phép kinh doanh khách sạn.

Khi nộp hồ sơ, bạn cần kê khai đầy đủ thông tin trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Việc này giúp tiết kiệm thời gian và dễ dàng theo dõi tiến độ xử lý hồ sơ. Các thông tin về vốn, địa chỉ, ngành nghề cần chính xác tuyệt đối để tránh việc phải đính chính về sau, gây phiền hà cho các thủ tục pháp lý kế tiếp.

Sau khi nhận giấy chứng nhận, doanh nghiệp phải tiến hành khắc dấu pháp nhân và công bố mẫu dấu. Đồng thời, cần thực hiện các thủ tục thuế ban đầu như mua chữ ký số, nộp tờ khai lệ phí môn bài. Đây là những nghĩa vụ tài chính bắt buộc đi kèm với giấy phép kinh doanh khách sạn.

Hoàn tất bước này, khách sạn của bạn đã có tư cách pháp nhân nhưng chưa được phép đón khách. Bạn cần tiếp tục thực hiện các thủ tục xin giấy phép con (giấy phép đủ điều kiện kinh doanh) ở bước tiếp theo. Việc hoạt động ngay khi chỉ có đăng ký doanh nghiệp là hành vi vi phạm pháp luật nghiêm trọng.

3.2. Bước 2: Xin các giấy phép con (PCCC và ANTT)

Bạn cần liên hệ Phòng Cảnh sát PCCC để xin nghiệm thu và Phòng Cảnh sát Quản lý hành chính để xin giấy chứng nhận ANTT. Đây là giai đoạn quan trọng nhất và tốn nhiều thời gian nhất trong quy trình xin giấy phép kinh doanh khách sạn, quyết định thời điểm mở cửa.

Tại cơ quan PCCC, sau khi nộp hồ sơ nghiệm thu, cán bộ sẽ xuống kiểm tra thực tế tại khách sạn. Họ sẽ đối chiếu bản vẽ thẩm duyệt với hiện trạng thi công, kiểm tra hoạt động của hệ thống báo cháy, chữa cháy tự động. Nếu công trình thi công sai lệch so với bản vẽ thẩm duyệt, bạn sẽ phải thi công lại hoặc thẩm duyệt bổ sung, gây tốn kém chi phí.

Sau khi có văn bản chấp thuận về PCCC, bạn mới đủ điều kiện nộp hồ sơ sang cơ quan Công an quản lý về ANTT. Tại đây, cơ quan chức năng sẽ thẩm định hồ sơ lý lịch người đứng đầu và kiểm tra các phương án đảm bảo an ninh của cơ sở. Giấy phép kinh doanh khách sạn về mặt an ninh trật tự thường được cấp sau khoảng 5-7 ngày làm việc nếu hồ sơ hợp lệ.

Chỉ khi cầm trong tay đủ hai loại giấy này cùng với đăng ký kinh doanh, bộ giấy phép kinh doanh khách sạn của bạn mới được coi là cơ bản hoàn thiện về mặt pháp lý để mở cửa đón khách. Bất kỳ sự thiếu hụt nào trong hai loại giấy phép con này đều dẫn đến nguy cơ bị đình chỉ hoạt động khi có đoàn kiểm tra.

Xem thêm: https://inncare.vn/thiet-ke-khach-san/thiet-ke-khach-san-4-sao/

3.3. Bước 3: Đăng ký xếp hạng sao và thông báo hoạt động

Bạn thực hiện nộp hồ sơ đăng ký xếp hạng sao (nếu có nhu cầu) tại Sở Du lịch và thông báo thời điểm bắt đầu hoạt động kinh doanh. Tuy việc xếp hạng sao là tự nguyện, nhưng nó giúp khẳng định chất lượng dịch vụ và nâng cao giá trị của giấy phép kinh doanh khách sạn.

Đối với khách sạn, trong vòng 15 ngày kể từ khi đi vào hoạt động, chủ cơ sở phải gửi thông báo bằng văn bản tới Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch nơi đặt trụ sở. Nội dung thông báo gồm tên, địa chỉ, người đại diện và quy mô kinh doanh. Đây là thủ tục hành chính bắt buộc để cơ quan quản lý nhà nước nắm bắt tình hình hoạt động của cơ sở lưu trú trên địa bàn.

Nếu muốn gắn sao (từ 1 đến 5 sao), bạn cần chuẩn bị hồ sơ đăng ký xếp hạng gửi Tổng cục Du lịch (với 4-5 sao) hoặc Sở Du lịch (với 1-3 sao). Hội đồng thẩm định sẽ kiểm tra cơ sở vật chất và chất lượng dịch vụ để ra quyết định công nhận. Quyết định công nhận hạng sao là một phần bổ sung quan trọng cho hồ sơ năng lực và giấy phép kinh doanh khách sạn.

Chị Hoàng Lan Anh, giám đốc điều hành chuỗi khách sạn The Bloom Hà Nội, nhận xét: "Điều tôi ấn tượng là nhờ chuẩn bị kỹ quy trình xin giấy phép kinh doanh khách sạn và hồ sơ xếp hạng sao ngay từ đầu, khách sạn của chúng tôi đã vận hành trơn tru, tạo được uy tín ngay ngày khai trương mà không gặp vướng mắc pháp lý nào."

4. Giới thiệu thương hiệu Inn Care và lợi thế cạnh tranh

Inn Care là đơn vị chuyên nghiệp với 10 năm kinh nghiệm, chuyên thiết kế và thi công khách sạn dòng 3 sao, 4 sao và đặc biệt là dòng Boutique, đã hoàn thiện hơn 300 dự án thành công. Chúng tôi không chỉ cung cấp bản vẽ đẹp mà còn mang đến giải pháp toàn diện từ thiết kế, thi công đến cung ứng thiết bị vận hành, hỗ trợ chủ đầu tư tối ưu hóa quy trình xin giấy phép kinh doanh khách sạn thông qua việc chuẩn hóa cơ sở vật chất ngay từ đầu.

4.1. Điểm mạnh thiết kế: Tối ưu doanh thu và bản sắc

Thiết kế của Inn Care tập trung vào việc tạo ra lợi nhuận, tích hợp bản sắc địa phương và tạo sự khác biệt trong từng chi tiết. Đây là triết lý giúp các dự án của chúng tôi luôn đạt hiệu quả kinh doanh vượt trội, đồng thời dễ dàng đáp ứng các tiêu chuẩn khắt khe về cơ sở vật chất trong thủ tục xin giấy phép kinh doanh khách sạn.

Thiết kế để khách sạn có lãi là ưu tiên hàng đầu. Chúng tôi phân tích sâu cấu trúc doanh thu dự kiến (phòng, F&B, spa) và xác định các "booking drivers" - lý do du khách chọn đặt phòng. Từ đó, thiết kế khách sạn được tối ưu hóa để mọi điểm chạm đều có khả năng sinh lời, biến khách sạn thành tài sản sinh lợi thực sự chứ không chỉ là công trình lưu trú đơn thuần.

Thiết kế có tính bản sắc địa phương giúp khách sạn của bạn trở thành điểm đến trải nghiệm. Chúng tôi nghiên cứu văn hóa, lịch sử vùng miền để kể câu chuyện độc bản qua không gian. Đặc biệt với mô hình thiết kế khách sạn Boutique, yếu tố này tạo nên "linh hồn" riêng, giúp kết nối cảm xúc với du khách. Sự độc đáo này cũng là lợi thế khi đăng ký xếp hạng sao sau khi có giấy phép kinh doanh khách sạn.

Thiết kế có sự khác biệt chi tiết nằm ở tường, trần, sàn. Thay vì chỉ tập trung nội thất rời, Inn Care biến tường thành tác phẩm nghệ thuật, trần thành điểm nhấn ánh sáng và sàn nhà đảm bảo cả thẩm mỹ lẫn công năng. Sự tỉ mỉ này đặc biệt quan trọng trong các dự án thiết kế khách sạn 3 sao trở lên, nơi khách hàng đòi hỏi trải nghiệm tinh tế. Sự hoàn thiện này giúp việc nghiệm thu cơ sở vật chất khi xin giấy phép kinh doanh khách sạn diễn ra thuận lợi hơn.

4.2. Điểm mạnh thi công: Kinh nghiệm và công nghệ đồng bộ

Năng lực thi công của Inn Care dựa trên kinh nghiệm am hiểu vật liệu, dây chuyền sản xuất CNC đồng bộ và quy trình phối hợp 3 bên. Điều này đảm bảo công trình thực tế giống hệt bản vẽ 3D với độ bền cao nhất, đáp ứng các tiêu chuẩn kỹ thuật nghiêm ngặt của giấy phép kinh doanh khách sạn.

Kinh nghiệm am hiểu vật liệu cho phép chúng tôi xử lý tối ưu cho từng vùng khí hậu. Tại vùng nhiều hơi ẩm, chúng tôi dùng vật liệu chống ăn mòn, chống nấm mốc. Tại vùng khô nóng hay thời tiết thay đổi, Inn Care áp dụng kỹ thuật xử lý gỗ và khe co giãn chuyên sâu. Nhờ đó, công trình luôn bền bỉ, giảm thiểu chi phí bảo trì và duy trì tình trạng tốt nhất cho các đợt kiểm tra định kỳ của cơ quan cấp giấy phép kinh doanh khách sạn.

Sản xuất nội thất trên dây chuyền CNC giúp tạo ra 100 chi tiết kết cấu giống hệt nhau, đều tăm tắp. Độ chính xác đến từng milimet giúp loại bỏ lỗi tay nghề thủ công, đảm bảo sự nhất quán cho hàng trăm phòng khách sạn. Sự đồng bộ này không chỉ tăng tính thẩm mỹ mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp trong mắt cơ quan thẩm định khi xét duyệt hồ sơ giấy phép kinh doanh khách sạn.

Sản xuất có quy trình, tiêu chuẩn tại Inn Care không phụ thuộc vào một cá nhân thợ cả. Chúng tôi vận hành dựa trên tổ hợp 3 người: Thiết kế - Kỹ sư kỹ thuật sản xuất - Người thợ cả. Mô hình này đảm bảo tính ổn định cao về chất lượng sản phẩm.

Xem thêm: https://inncare.vn/thiet-bi-khach-san/

5. Câu hỏi thường gặp (FAQs)

1. Giấy phép kinh doanh khách sạn có thời hạn bao lâu? Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp không có thời hạn, nhưng giấy chứng nhận ANTT và PCCC có thể bị thu hồi nếu vi phạm hoặc không duy trì đủ điều kiện.

2. Kinh doanh khách sạn mà không có giấy phép bị phạt bao nhiêu? Mức phạt có thể từ 10 đến 20 triệu đồng đối với hành vi không đăng ký kinh doanh, và có thể bị đình chỉ hoạt động.

3. Có cần xin giấy phép bán lẻ rượu trong khách sạn không? Có, nếu khách sạn có dịch vụ nhà hàng, quầy bar phục vụ rượu, bạn cần xin giấy phép bán lẻ rượu hoặc tiêu dùng tại chỗ.

4. Thủ tục xin giấy phép PCCC mất bao lâu? Thời gian thẩm duyệt thiết kế khoảng 10-15 ngày và thời gian nghiệm thu thực tế khoảng 7-10 ngày làm việc.

5. Nhà nghỉ và khách sạn khác nhau thế nào về giấy phép? Cả hai đều cần đăng ký kinh doanh lưu trú, nhưng khách sạn cần đáp ứng tiêu chuẩn cao hơn về cơ sở vật chất và dịch vụ để được xếp hạng sao.

6. Có thể nộp hồ sơ xin giấy phép kinh doanh online không? Có, hiện nay bạn có thể nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

7. Giấy chứng nhận đủ điều kiện ANTT do cơ quan nào cấp? Do Phòng Cảnh sát Quản lý hành chính về trật tự xã hội thuộc Công an tỉnh/thành phố cấp.

8. Thay đổi người đại diện pháp luật có cần xin lại giấy phép không? Bạn cần làm thủ tục thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp và cập nhật lại thông tin trên giấy ANTT.

9. Khách sạn mini (Boutique) có cần xếp hạng sao không? Không bắt buộc, nhưng việc đăng ký xếp hạng sẽ giúp tăng uy tín và giá trị thương hiệu cho khách sạn.

10. Chi phí xin giấy phép kinh doanh khách sạn khoảng bao nhiêu? Chi phí bao gồm lệ phí nhà nước (khoảng vài trăm nghìn đồng) và chi phí chuẩn bị hồ sơ, đi lại, chưa bao gồm chi phí thi công PCCC.

Dương Khánh Ly